某股份制商业银行文档协作和知识管理系统项目-尊龙凯时官网

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某股份制商业银行文档协作和知识管理系统项目

项目背景

在数字尊龙凯时和研发运维一体化的背景下，对文档的协同效率以及内部知识的价值挖掘和应用的需求日趋紧迫，亟需构建一体化文档协同和知识管理平台。一是提高业务效率，提升在文档协同编辑、快速精准检索文档、文档安全访问控制等方面能力。二是挖掘文档的应用价值，将分散的知识资产分门别类地进行统一管理，方便共享和利用，赋能业务的发展。

业务挑战

01
文档资源分散问题
在传统的文件存储方式下，企业信息资源散落在各个终端或独立的应用业务系统中，数据量飞速增长的同时，给各业务系统的存储也带来了一定压力，导致文件管理分散、容易丢失，使得企业难以统一管理和综合分析数据资产。同时，个人工作资料缺乏容灾备份机制，存在丢失风险，对企业的知识积累和工作连续性带来了不利的影响。
02
文档协同效率低
伴随企业日益复杂的业务流程，企业间沟通协作的需求愈发强烈。传统沟通方式下存在沟通滞后、多人编辑内容冲突、更新同步困难和信息不及时等问题，无法确保成员即时查看和编辑最新版本的文档，降低团队协作效率的同时，容易造成混乱和资源浪费，甚至给企业带来无法逆转的经济损失。
03
知识共享程度低
传统的办公模式下，企业内部的文件传输仍依靠硬件方式进行交换，无法实现高效知识共享。此外，组织内部可能存在分布式的团队和知识孤岛，缺乏集中式的知识库和文档存储空间，知识共享程度低，同时也缺乏知识复用和检索功能，无法实现知识价值最大化，无法快速准确地查找所需的知识和信息。
04
信息安全问题
企业内部存在高度敏感的战略性资源，传统的文档协作方式缺乏权限管理体系，具有信息泄露的风险，难以保障信息的安全。

解决方案

知识库一体化文件管理在线协同编辑知识地图和学习地图主团队和附属团队

知识库

知识库归属于团队空间，一个团队空间可以拥有多个知识库。知识分为项目知识库和部门知识库。部门知识库归属于部门，部门成员都能访问；项目知识库归属于某个项目，只有项目成员才能访问，知识库里可以管理文件和在线文档；优化了部门文档的组织、存储和共享，从而便于行方快速查找文档。

一体化文件管理

提供云盘功能，支持文件上传下载、分享、在线浏览和编辑；提供文件的版本管理和修改记录，支持版本回滚。支持设置文档的标签，方便归类和查询；支持多级目录管理；支持单个文件单独设置权限。文档一体化管理，方便行方人员随时随地访问所有文档，并能快速查找和浏览所需内容。

在线协同编辑

支持office文件的多人在线协同编辑；支持富文本、Markdown、思维导图和流程图的在线协同编辑，方便行方人员进行协同编辑，解决版本冲突的问题。

知识地图和学习地图

将不同岗位、角色所需掌握的知识梳理成学习知识地图，通过图形化的方式展示知识资源之间的联系和层级结构，使得复杂的信息结构变得直观易懂。员工通过学习知识地图快速掌握岗位所需的知识，助力员工的成长。

主团队和附属团队

采用主团队和附属团队模式，员工和团队组织架构信息统一管理，主团队统一管理所有的员工信息和组织架构信息，既方便统一管控，也方便跨部门文档的分享以及知识的共享。

取得成果

开发了适合银行的团队权限管理模块，优化文件管理、在线文档协同编辑、文档分享编辑、全局检索、绘图等重点功能。系统上线成功后，累计创建了30多个部门团队知识库和50多个项目知识库。系统用户数超过2000人。共创建5000多个office文档和1000多个在线文档。极大方便了用户的文档查询和知识的共享。

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